Produktionskoordinator


Koordinator Christian Zetterberg försöker få koll på morgondagens inspelning. (Foto: Dennis Lindbom)

En produktionskoordinator - eller bara koordinator som de flesta säger - är en ”spindeln-i-nätet-funktion”.
Den ska helt enkelt ha koll på det mesta.
Den är en insamlare så väl som spridare av information.

Huvuduppgiften är i de allra flesta fall (om man inte jobbar med en 2nd AD/SAD på det amerikanska sättet – läs mer det här) att göra dagbeskedet*. Utöver det har man hand om bokningar av resor, hotell/andra typer av boende, hyrbilar och ibland även viss teknisk utrustning. På större produktioner är man två koordinatorer som fördelar ansvarsområdena tydligt mellan sig, så alla vet vilken koordinator man ska gå till med vilka frågor.

 

KOORDINATORN UNDER FÖRPRODUKTIONEN

En koordinator kan ibland få en förproduktionstid på ca 5-7 veckor, ibland blir det kortare. I synnerhet om man är 2 stycken – då får oftast den ene börja tidigare än den andre som då kommer in strax före inspelningsstart. Som koordinator är man med och sätter upp kontoret, ibland börjar man helt från scratch i en tom lokal och då behöver allt från möbler till skrivare införskaffas. Varje avdelning har då sina preferenser kring vad just de behöver.
Under förproduktionen ser man också till att skaffa in underlag från alla i teamet och de skådespelare som ska vara med: deras adress (för kontraktsskrivning som produktionsledaren/linjeproducenten gör), matpreferenser så som vegetarian/vegan, ev. allergier, närmaste anhörig osv. Koordinatorn skapar sedan en teamlista med allas kontaktuppgifter som alla får tillgång till.

Man gör dealar med hotell, där man räknar ut en ungefärlig beläggning i antal nätter så man kan få ett bra paketpris och kan göra en preliminärbokning så man inte riskerar att stå utan rum när inspelningen börjar.
Man hyr även in hyrbilar till produktionen – personbilar såväl som skåpbilar (scenografi, kostym, ljud och foto har oftast skåpbilar och ljusavdelningen en lastbil).

Varje koordinator har en egen mall för dagbeskeden. Redan innan inspelningen kan man skapa ett dagbesked för varje dag – och preppa dem med allt det man redan vet ska hända de olika dagarna.

 

KOORDINATORN UNDER INSPELNINGEN

Om du har hand om dagbeskeden tar det en ganska stor del av din dag att samla in information som behövs inför kommande dag. Vilka scener ska filmas imorgon (där finns en inspelningsplan**, men den finjusteras alltid så detta måste dubbelkollas) och var? Vilka skådespelare ska vara med och när behöver de vara klara på inspelningsplats under morgondagen? Denna information får du av 1st AD:n.

När du vet det, kan du sen gå till mask och kostym för att få veta hur lång tid de behöver för att göra i ordning skådespelaren på morgonen. När du fått tiderna av dem kan du också räkna ut när skådespelaren behöver bli hämtad hemma/på hotellet på morgonen. All denna info kommer sen att stå på dagbeskedet och på ett särskilt körschema som runnern får för alla sina körningar under morgondagen. Dagbeskedet ska även innehålla manussidor för de scener som ska spelas in, riskbedömningar över inspelningsplatsen, samt eventuella floorplans*** från fotoavdelningen.

Du måste som koordinator alltid tänka på konsekvenser – om 1st AD:n plötsligt byter två inspelningsdagar mot varandra – kanske på grund av vädret – vad innebär då det för din roll? Behöver resor och boende för skådespelarna dessa dagar bokas om?

Du är också produktionsledaren högra hand, vilket ibland innebär att du får hjälpa denne med t.ex. ansöka om tillstånd hos Arbetsmiljöverket för eventuella barnskådespelare som är med i filmen, eller boka på extra utrustning för ljus- och kameraavdelningen vid behov.

Du är också den som ansvarar för att ”kalla” skådespelarna – dvs se till att de får sitt dagbesked och vet vad som gäller för morgondagen. Om inte det finns en 2nd AD som  gör detta - lite beroende på hur man jobbar.

Till din hjälp har du i sin tur en produktionsassistent som t.ex. kan ta hand om cateringbeställningar och annat.

 

VILKA KUNSKAPER/EGENSKAPER ÄR BRA ATT HA OM JAG VILL ARBETA SOM KOORDINATOR?

  • B-körkort – du måste kunna köra ut till inspelningsplatsen på lunchen för att gå igenom morgondagen med FAD:en/inspelningsledaren, men även ibland kunna ta andra akuta körningar som runnern inte hinner med.
  • Social – du ska fungera i ett team tillsammans med andra människor.
  • Serviceminded – som koordinator ska du serva ditt team och se till att de har vad de behöver.
  • Flexibel – ibland blir det snabba förändringar, då gäller det att kunna tänka om.
  • Problemlösning och kreativitet
  • Du bör tycka om att skapa olika typer av listor, och du ska kunna word och excel ordentligt.

KLASSISKT EXEMPEL PÅ ETT PROBLEM SOM KAN UPPSTÅ FÖR EN KOORDINATOR:

Du har i precis gjort klart morgondagens dagbesked och körschema när FAD:en ringer dig.

-   ”Har precis pratat med regissören och vi kommer inte behöva ha skådespelare X här så tidigt som jag trodde, vi kan lägga hen en halvtimma senare, för vi gör om scenen Y lite.”

Vad behöver du göra nu?

 

 

© Copyright 2022

Först och främst – ta reda på mer vad det är de gjort om så inte andra saker också påverkas – behöver du nya floorplans, nya manussidor till dagbeskedsutskicket rent av? Du behöver också senarelägga samtliga tider med en halvtimma – när skådespelaren behöver vara klar på inspelningsplatsen, när hen behöver vara i mask – och kostym och när hen således behöver hämtas upp på morgonen. Glöm inte ändra i runners körsschema också! Eftersom mask & kostym påverkas är det bra att direkt informera dem om ändringen så man kan säkerställa att det inte krockar med något annat för dem (de kanske har mask- och kostymprov på någon annan skådespelare inbokat t.ex.)
Koordinator Christian Zetterberg försöker få koll på morgondagens inspelning. (Foto: Dennis Lindbom)

Bra ord att kunna:

*dagbesked

Ett blad med all information om morgondagens inspelning:
Adress, parkering, tider, var man äter lunch, vilka scener som ska spelas in, vilka skådespelare (och mask/kostymtider för dessa) som är med, hur många statister som ska vara med, närmaste sjukhus, vem som är fackligtombud/skyddsombud och mycket, mycker mera...

 

**inspelningsplan

Ett inspelningsschema med vilka scener som ligger på vilka dagar och i vilken ordning. Om det är natt eller dag, inter iört eller exteriört osv.

***floorplans

En skiss fotografen gjort på inspelningsplatsen som visar ungefär vilka kameravinklar som man kommer att använda (dvs var kameran kommer att stå i förhållande till skådespelarna).

Här kan du läsa mer om vad en productionskoordinator gör, men tänk på att man arbetar på olika sätt i olika länder:

Production coordinator 1

Production coordinator 2

 

Copyright 2023 Film Väst | All Rights Reserved