Produktionsekonom


En viktig del av filmproduktion är så klart att man inte spräcker sin budget. Lika viktigt är det så klart att de som arbetar på produktionen och de leverantörer vars tjänster/varor man köper in, får betalt - rätt summa och i tid. 

Därför anställer de flesta stora dramaproduktioner en produktionsekonom. Denna person ser bl.a. till att ge underlag för utbetalningar till bolagets ekonomiavdelning, och att fakturor godkänns och konteras rätt innan betalning.

 

PRODUKTIONSEKONOMEN UNDER FÖRPRODUKTIONEN

Redan tidigt under förproduktionen finns det flera funktioner i teamet som är anställda och som behöver få ut sina löner/arvoden - bl.a. regissör, fotograf, linjeproducenten, scenograf, och location scout - ibland sköter linjeproducenten detta, men ibland tar man in produktionsekonomen ganska tidigt - kanske inte på 100%, men på enstaka dagar - för att kunna göra rätt underlag för ekonomiavdelningen.  Ungefär en månad innan inspelningsstart är det dock dags att gå upp på heltid, eftersom de flesta i teamet då finns på plats och jobbar.
Bland det första en produktionsekonom gör är att se till att hen får en kopia på alla anställdas kontrakt - detta för att så klart se vilken lön var och en förhandlat till sig, huruvida man ska ha övertid, OB o.s.v. eller om det har "bakats in"  i lönen. 
De som har eget företag kanske hyr ut sin utrustning/bil till produktionen (detta gör t.ex. ofta en attributör som har en skåpbil full med verktyg och annat som kan behövas under inspelningen) och då står det i avtalet vilken hyreskostnad som gäller för detta och hur den ska betalas ut  - månadsvis, eller som en klumpsumma vid slutet av produktionen.

PRODUKTIONSEKONOMEN UNDER INSPELNING

Alla filmarbetare som jobbar på en inspelning, oavsett om man går på lön eller har eget bolag, ska fylla i en arbetstidsrapport - en för varje arbetad vecka.  Här fyller man i exakt vilka tider man har arbetat, om man haft övertid och i så fall hur mycket - och om den är varnad eller ovarnad* osv.

Dessa tidrapporter ska sedan signeras av varje avdelningschef, och efter det får produktionsekonomen dem för att kunna räkna ihop vad varje person ska få ut i lön vid kommande utbetalningstillfälle. Linjeproducent/producent hålls under produktioner uppdaterade på kostnaden för övertiden och hur många timmar varje person är uppe i - så inget skenar iväg.
Produktionsekonomen får också en lista från inspelningsassistenten på vilka ur personalen som har beställt lunch, delar av kostnaden för lunchen ska beskattas och därmed dras från lönen.

Det är så klart inte bara filmarbetarna som ska ha lön - det gäller naturligtvis även skådespelarna och statisterna. I de allra flesta fall fakturerar skådespelarna sina arvoden (oftast via sin agent), och den statistansvarige kommer med underlag som statisterna fått fylla i - med namn, personnummer, kontonummer, summa etc.

Utöver löner kommer det så klart in en mängd fakturor från olika leverantörer - teknik-/catering-/hyrbildbolag, hotell - men även från tryckerier som scenografi använt sig av, kranar som ljusavdelningen hyrt in - ja det kan vatra allt möjligt! 
Varje faktura stäms av med den ansvarige på avdelningen, signeras av linjeproducenten och läggs sedan in i bokföringssystemet där de konteras (låt oss säga att vi hyrt in en steadi cam - den fakturan kopplas då till ett särskilt kontonummer-  t.ex "4283 - specialrigg foto" ) så man kan se att det budgetkontot nu har mindre pengar kvar än vad som fanns där tidigare.

Produktionsekonomen ser till att hålla alla avdelningschefer** uppdaterade på hur de ligger till budgetmässigt - oftast veckovis - och ser då till att bokföringen och deras egen uppföljning stämmer överens.

Dessutom har produktionsekonomen även möten med ekonomichefen på bolaget med jämna mellarum - där man tillsammans går igenom budgeten. Här deltar även linjeproducenten. Vilka konton börjar ta slut, vad har blivit billigare än vad vi trodde - och så flyttar man över siffrorna mellan de olika kontona så man får en tydligare blick av vad man har kvar att spela med. En budget är hela tiden ett levande dokument. Producenten uppdateras så klart också då och då så att hen vet att man ligger bra till.

Handkassor är något annat som produktionsekonomen hanterar. Flera funktioner behöver få pengar för att kunna göra inköp - både under förproduktionen och inspelningen. 
Låt oss säga att en rekvisitör ska få ha 10 000 i handkassa. Då får hen de pengarna insatta på sitt konto och kan handla med dem och spara kvittona. När hen sen redovisar kvitton för 8900:- voch vill ha en ny handkassa får hon de 8900:- insatta på sitt konto igen - så att handkassan hen har konstant är på 10 000.  Detta gör det enklare vid en slutredovisning.

Efter avslutad inspelning är det oftast produktionsekonomen som skriver ut arbetsgivarintygen till filmarbetarena eftersom denne ändå har alla tidraporter och underlag.

BRA KUNSKAPER/EGENSKAPER ATT HA SOM PRODUKTIONSEKONOM:

  • Gärna ekonomisk utbildning -  helst högre än gymnasienivå.
  • Koll på regler och lagar kring kvittoredovisning, fakturahantering, moms och löner. 
  • Insatt i var man kan få fram korrekt information, t ex i kollektivavtal och i skattelagstiftningen.

 

PROBLEM EN PRODUKTIONSEKONOM OFTA STÖTER PÅ:

Du har fått in en handkassa, noggrannt redovisad; kvitton eller orderbekräftelser från köp gjorda på nätet är fint uppklistrade på papper med en noggrann indelning av summa respektive moms.  Allt är fint sammanräknat på slutet och allt ser ut att vara på sin plats.

Men varför är du inte nöjd?

 

© Copyright 2022

En orderbekräftelse på ett köp gjort på nätet är ingen bekräftelse på att ett köp faktiskt gjorts - så som ett kvitto är. Ibland dras ju pengarna långt senare, t.ex. via Klarna, och innan dess kan ju köpet hävas - bl.a. genom ångerrätten.
Skulle detta ändå ske - man kanske har missat att klicka i att man vill ha ett kvitto, eller sajten erbjuder inte den möjligheten - får man försöka lösa det genom att visa att summan i alla fall har dragits från bankkontot dagen då köpet gjordes. Men det är långt ifrån optimalt. Ett kvitto ska finnas.

Bra ord att känna till:

*Ovarnad/varnad övertid

Inom filmbranschen skiljer man på varnad och ovarnad övertid. 

Om 1st AD:n har varnat för övertid -senast två timmar innan arbetsdagens egentliga slut- utbetalas s.k. varnad övertid. 

Om 1st AD:n däremot inte varnat för övertid två timmar innan, utan inser senare att man kommer dra över tiden - ja då blir det ovarnad övertid - vilket är mycket dyrare för en produktion.

** Avdelningschefer 

Även kallade A-funktioner, är mycket riktigt precis som det låter - chef för sin avdelning. Det kan t.ex.  vara Belysningsmästaren, Scenografen eller Platschefen.

Copyright 2023 Film Väst | All Rights Reserved